1. Úvodní ustanovení
1.1. Tyto obchodní podmínky (dále jen „OP“) upravují práva a povinnosti společnosti Legispace s.r.o., společnosti s ručením omezeným, Id. IČO: 14380323, se sídlem Krakovská 1392/7, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 364794 (dále jen „Poskytovatel“), a jejího klienta na základě Smlouvy o poskytování a správě cloudové aplikace LegiSpace (dále jen „Smlouva“).
1.2. Tyto VOP se přiměřeně použijí i na další smlouvy a ujednání mezi poskytovatelem a klientem, které svým obsahem vyplývají ze Smlouvy o poskytování a správě aplikace LegiSpace Cloud.
1.3. Klient je právnická osoba nebo fyzická osoba podnikající, která při uzavírání Smlouvy není v postavení spotřebitele.
2. Předmět Smlouvy
2.1. 2.1. Předmětem Smlouvy je závazek Poskytovatele poskytnout Klientovi nevýhradní licenci k užívání aplikace LegiSpace za účelem digitalizace advokátní kanceláře Klienta, nainstalovat Klientovi aplikaci dle potřeb Klienta, umožnit nastavení sjednaného počtu uživatelů a jejich oprávnění, proškolit Klienta v užívání aplikace a poskytnout Klientovi technickou podporu při užívání aplikace.
2.2. Klient se zavazuje platit Poskytovateli sjednanou cenu služeb (licenční poplatek) měsíčně nebo ročně.
2.3. LegiSpace slouží zejména ke správě právních případů a zahrnuje správu kontaktů, evidenci pracovní doby a zajištění podkladů pro fakturaci (dále jen „údaje Klienta“). LegiSpace nezahrnuje správu dokumentů. LegiSpace umožňuje propojení s dalšími systémy potřebnými pro činnost advokátů a vytváření dalších funkčních modulů na míru.
2.4. Instalace aplikace vždy zahrnuje:
vytvoření jedinečné adresy (nájemce);
vytvoření databázového prostoru do limitu 1 GB určeného pro ukládání dat Klienta, s výjimkou dokumentů;
umístění loga společnosti na úvodní stránku aplikace;
vytvoření administrátorského účtu, který lze použít k vytvoření dalších uživatelských účtů.
2.5. Technická podpora zahrnuje konzultace prostřednictvím e-mailu nebo helpdesku na adrese portal.cops.solutions o tom, jak nastavit, používat nebo přestat používat LegiSpace.
3. Uzavření smlouvy
3.1. Poskytovatel nebo jeho obchodní partner zašle Klientovi individualizovanou nabídku služeb na základě jeho požadavků. Taková nabídka musí obsahovat rozsah služeb pro uspokojení individuálních potřeb Klienta a individualizovanou cenovou nabídku těchto služeb. K nabídce budou přiloženy tyto VOP.
3.2. Smlouva je uzavřena okamžikem, kdy Klient e-mailem odsouhlasí nabídku Poskytovatele.
4. Cena služeb (licenční poplatek); datum splatnosti
4.1. Není-li ve schválené nabídce služeb uvedeno jinak, cena zahrnuje:
instalaci LegiSpace včetně vytvoření uživatelského účtu správce;
nevýhradní licenci na používání LegiSpace;
první školení uživatelů objednatele;
hostování databáze, její údržbu a upgrade na nové verze;
technickou podporu v rozsahu maximálně 5 hodin měsíčně.
4.2. Pokud není v nabídce služeb uvedeno jinak, cena nezahrnuje:
další specifické služby MS Azure využívané společností LegiSpace;
licence pro připojené externí systémy;
vytvoření databázového prostoru pro ukládání dokumentů;
technickou podporu přesahující 5 hodin měsíčně.
4.3. Cena v nabídce je kalkulována bez DPH.
4.4. Fakturační období musí odpovídat kalendářnímu měsíci nebo roku.
4.5. Cena je splatná do 14 dnů ode dne uzavření smlouvy a v případě měsíčních plateb vždy k 15. dni příslušného měsíce.
5. Licenční ujednání
5.1. Klient bere na vědomí, že Poskytovatel je držitelem veškerých majetkových autorských práv a dalších práv duševního vlastnictví k LegiSpace, a proto je Klient povinen užívat LegiSpace pouze v rozsahu poskytnuté licence.
5.2. Uzavřením Smlouvy získává Klient nevýhradní licenci k LegiSpace za účelem digitalizace advokátní kanceláře Klienta, a to pro jednoho nebo více uživatelů v závislosti na počtu vytvořených uživatelských účtů. Licence se vztahuje i na veškeré aktualizace, upgrady nebo jiné úpravy LegiSpace prováděné Poskytovatelem.
5.3. Objednatel nesmí licenci ani podlicenci poskytnout nebo postoupit třetí osobě bez předchozího souhlasu poskytovatele. Objednatel rovněž nesmí bez písemného souhlasu Poskytovatele LegiSpace pronajímat nebo jinak bezplatně či za úplatu zpřístupňovat třetím osobám.
5.4. Objednatel není oprávněn získat zdrojový kód LegiSpace, a to ani k náhledu, měnit jej, zasahovat do něj nebo jej začleňovat do jiného programového vybavení.
6. Práva a povinnosti Klienta
6.1. Klient má právo užívat LegiSpace k dohodnutému účelu, po dohodnutou dobu a pro dohodnutý počet uživatelů.
6.2. Klient má právo zadávat údaje do aplikace, jakož i tyto údaje měnit, upravovat, mazat nebo exportovat. Tato data však nesmí obsahovat softwarový virus nebo obsah, jehož držení nebo šíření je nezákonné, zejména pokud obsah porušuje autorská nebo jiná práva.
6.3. Klient se zavazuje používat LegiSpace pouze prostřednictvím rozhraní poskytnutého nebo doporučeného Poskytovatelem.
6.4. Objednatel musí určit jednu kontaktní osobu, která bude komunikovat s poskytovatelem ohledně jednotlivých požadavků na provoz aplikace.
6.5. Objednatel je povinen informovat Poskytovatele o jakýchkoli technických problémech s LegiSpace, např. o problémech s rychlostí aplikace nebo dostupností jednotlivých funkcí, aby mohly být co nejdříve odstraněny. Takové požadavky podává Klient prostřednictvím servisního portálu LegiSpace.
6.6. Klient bere na vědomí, že mohou nastat nevyhnutelné a mimořádné okolnosti, které poskytovatel nemůže ovlivnit a které mají vliv na funkčnost služby nebo její dostupnost pro uživatele (vyšší moc). Poskytovatel neodpovídá za případné škody, které Klientovi v souvislosti s takovými událostmi vzniknou.
6.7. Klient je povinen zachovávat mlčenlivost o přístupových údajích do LegiSpace, nikomu je nesdělovat ani k nim neumožnit přístup jiným způsobem / neumožnit přístup k uživatelskému účtu Klienta žádné třetí osobě. Klient je dále povinen zabezpečit svá technická zařízení v přiměřeně požadovaném rozsahu tak, aby minimalizoval riziko zneužití přístupových údajů k uživatelskému účtu.
6.8. Klient je povinen strpět krátkodobou nedostupnost LegiSpace z důvodu aktualizací vyžadovaných Poskytovatelem. Poskytovatel je povinen předem informovat Klienta o době a předpokládané délce nedostupnosti.
7. Práva a povinnosti Poskytovatele
7.1. Poskytovatel se zavazuje, že obsah uživatelských údajů neposkytne žádné třetí straně. Poskytovatel se dále zavazuje, že nebude obsah upravovat ani monitorovat.
7.2. Poskytovatel nenabývá vlastnické právo k datům. Za obsah dat uložených v LegiSpace odpovídá výhradně Objednatel. Poskytovatel nicméně zajistí bezpečnost dat uložených v LegiSpace v maximální možné míře.
7.3. Poskytovatel tímto bere na vědomí, že uživatelské údaje klientů vykonávajících advokacii obsahují informace chráněné advokátním tajemstvím ve smyslu § 21 zákona č. 85/1996 Sb. o advokacii. Pokud má být provedena domovní prohlídka nebo prohlídka jiných prostor, která by mohla ohrozit důvěrnost těchto údajů, je Poskytovatel povinen informovat orgány činné v trestním řízení nebo jiné orgány veřejné moci o tom, že se v místě prohlídky nacházejí informace, které podléhají advokátní mlčenlivosti; následně je Poskytovatel povinen o probíhající prohlídce informovat Českou advokátní komoru. V takovém případě musí Objednatel poskytnout Poskytovateli součinnost.
7.4. Poskytovatel se tímto zavazuje informovat objednatele o skutečnosti, že byl kontaktován orgány činnými v trestním řízení, soudem nebo jinými orgány veřejné moci s žádostí o zpřístupnění nebo předání údajů objednatele nebo s úmyslem provést domovní prohlídku nebo prohlídku jiných prostor, kde se nacházejí nebo jsou spravovány údaje objednatele. Tato povinnost Poskytovatele zaniká, pokud by Poskytovatel – poskytnutím informací Klientovi – porušil povinnost uloženou Poskytovateli obecně závazným právním předpisem nebo rozhodnutím soudu či jiným rozhodnutím vydaným orgánem veřejné moci.
8. Odpovědnost za škodu
8.1. Smluvní strany odpovídají za škodu způsobenou druhé smluvní straně. Náhrada škody je omezena částkou odpovídající částce zaplacené za poskytnuté služby v předchozím kalendářním roce, pokud se nejedná o náhradu škody podle § 2898 zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník.
Smluvní strany neuplatňují § 2952 zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník v tom smyslu, že smluvní strany nejsou povinny hradit ušlý zisk.
9. Zpracování osobních údajů
9.1. Poskytovatel je ve vztahu k zákazníkovi správcem osobních údajů.
9.2. Klient bere na vědomí, že Poskytovatel může zpracovávat jeho osobní údaje a osobní údaje dalších uživatelů aplikace pro účely plnění Smlouvy, zejména jméno, příjmení, e-mailovou adresu, evidenci pracovní doby, informace o práci na konkrétních případech. Veškeré osobní údaje budou uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou, zpravidla do ukončení užívání aplikace.
9.3. Pro účely plnění smlouvy budou informace uvedené v čl. 9.2 v nezbytném rozsahu poskytnuty dalším subjektům podílejícím se na poskytování služeb. Jedná se zejména o MS Azure a některé samostatně výdělečně činné osoby pracující pro poskytovatele. Osobní údaje však nejsou předávány mimo země Evropského hospodářského prostoru.
9.4. Zákazník bere na vědomí, že Poskytovatel bude zpracovávat tyto jeho osobní údaje: jméno, příjmení a e-mailovou adresu za účelem zasílání obchodních sdělení. Klient může kdykoli vznést námitku proti zasílání obchodních sdělení, a to buď na adrese Poskytovatele, nebo zasláním e-mailu na adresu info@legispace.com. V takovém případě Poskytovatel již nebude Klientovi zasílat žádná obchodní sdělení ani jinak zpracovávat jeho osobní údaje pro účely přímého marketingu.
9.5. Klient bere na vědomí, že jako subjekt údajů má zejména následující práva:
požadovat přístup ke svým osobním údajům;
požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů;
požadovat výmaz osobních údajů;
požadovat omezení zpracování osobních údajů;
vznést námitku proti zpracování osobních údajů;
podat stížnost u dozorového úřadu, tj. u Úřadu pro ochranu osobních údajů při Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
9.6. Ve vztahu k dalším osobním údajům, zejména ve vztahu k osobním údajům obsaženým v soudních sporech, jakož i k osobním údajům zaměstnanců a dalších uživatelů LegiSpace, je Poskytovatel zpracovatelem osobních údajů.
9.7. Zpracovávané osobní údaje pocházející z právních případů mohou obsahovat různé informace o soudních sporech, včetně informací o zdravotním stavu subjektu údajů a jeho předchozích odsouzeních.
9.8. Zpracovávané osobní údaje o uživatelích LegiSpace obvykle zahrnují identifikační údaje, kontaktní údaje a informace související se zadáváním úkolů v LegiSpace.
9.9. Objednatel jako správce tímto pověřuje poskytovatele, aby pro zpracování zapojil dílčího zpracovatele. Poskytovatel je však povinen informovat Objednatele o všech zamýšlených změnách týkajících se nových zpracovatelů a poskytnout správci možnost vznést proti těmto změnám námitky. Objednatel tímto bere na vědomí, že dílčím zpracovatelem je společnost Microsoft, s. r. o. jako poskytovatel cloudové služby MS Azure a samostatně výdělečně činné osoby spolupracující s Poskytovatelem.
9.10. Poskytovatel se zavazuje
zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu stanoveném smlouvou mezi Poskytovatelem a Objednatelem, případně na základě doložených pokynů Objednatele;
zajistit, aby se všechny osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje zavázaly zachovávat mlčenlivost nebo aby se na ně vztahovala zákonná povinnost mlčenlivosti;
přijmout taková technická, organizační a jiná nezbytná opatření, jako je šifrování, která zabrání neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení nebo ztrátě, neoprávněným přenosům a jinému neoprávněnému zpracování, jakož i jinému zneužití osobních údajů;
poskytnout Klientovi součinnost při plnění jeho povinností, mimo jiné včetně povinnosti správce reagovat na žádosti o uplatnění práv subjektů údajů;
poskytovat Klientovi součinnost a pomoc při plnění povinností při zabezpečení osobních údajů, ohlašovat porušení zabezpečení osobních údajů Úřadu pro ochranu osobních údajů, oznamovat porušení zabezpečení osobních údajů subjektům údajů, provádět posouzení vlivu na ochranu osobních údajů;
po ukončení zpracování osobních údajů vrátit Klientovi všechny osobní údaje, pokud zákon nestanoví jinak;
poskytnout Klientovi veškeré informace nezbytné k prokázání splnění povinností stanovených v tomto článku a umožnit Klientovi kontrolu zákonnosti zpracování osobních údajů, pokud to není v rozporu se zákonem.
10. Termín a ukončení
10.1. Smlouva se uzavírá na dobu 12 měsíců. Smlouva se automaticky prodlužuje o dalších 12 měsíců, pokud některá ze stran neoznámí druhé straně písemně nejpozději 14 dnů před uplynutím 12 měsíců, že nemá zájem na pokračování Smlouvy.
10.2. Obě strany mohou od dohody odstoupit, pokud druhá strana porušila své povinnosti zvlášť závažným způsobem. Za takové porušení se považuje i situace, kdy je Objednatel i přes upozornění Poskytovatele v prodlení s platbou déle než 2 měsíce.
11. Závěrečná ustanovení
11.1. Pro vyloučení jakýchkoli pochybností smluvní strany tímto výslovně potvrzují, že jsou podnikateli a tuto smlouvu uzavírají v rámci výkonu své podnikatelské činnosti.
11.2. Pokud některé z ustanovení Smlouvy nebo těchto VOP je nebo se stane neplatným, nevymahatelným, zdánlivým nebo neúčinným, není touto skutečností nijak dotčena platnost, vymahatelnost nebo účinnost ostatních ustanovení Smlouvy nebo těchto VOP. V takovém případě musí smluvní strany vynaložit veškeré úsilí k uzavření dodatku ke Smlouvě, kterým se neplatné, nevymahatelné nebo neúčinné ustanovení nahradí novým ustanovením odpovídajícím původně zamýšlenému účelu.
11.3. Tyto VOP se řídí právem České republiky. Veškeré spory mezi Poskytovatelem a Objednatelem, které se nepodaří vyřešit primárně smírnou cestou, budou řešeny věcně a místně příslušným českým soudem.
11.4. Tyto VOP nabývají platnosti a účinnosti dne 1. března 2024.
